Apakah anda tahu ? jika pengerjaan scan dokumen ukuran besar, lebih tepatnya ; scan ukuran besar itu gak bisa serampangan ?
Kenapa ?
Karena ini menyangkut keselamatan dokumen anda.
Apalagi berkas tua, makin uzur kertasnya makin gampang robek.
Soalnya nggak jarang (untuk tidak mengatakan sedikit), kami menemukan dokumen dengan kondisi kritis.
Katakanlah, kertasnya menguning, banyak lipatan, keriput, lecek, bahkan robek.
Se-pengalaman kami, berkas-berkas tadi musti ditangani secara khusus. (hal ini berlaku bukan hanya untuk dokumen tua aja, tapi semua berkas ukuran besar).
Mengapa ?
Karena rata-rata scanner ukuran besar berupa plotter – jadi kertas-nya yang bergerak.
Nah, bila robekan kecil tidak ditangani dengan baik, akan mem-perparah kerusakan yang ada.
Konkritnya untuk pengerjaan scan A0 – scan A1 dan scan A2 nggak bisa dipegang sembarangan orang.
Atau dengan kata lain-nya…
Pekerjaan ini musti ditangani dengan telaten. Bahkan telaten aja nggak cukup (tapi harus terlatih). Jika prosedur di awal salah – dijamin hasil akhirnya berantakan.
Nah pertanyaannya :
Prosedurnya itu apa aja ?
Ada 7 langkah yang harus diperhatikan.
Mengabaikan ke-7 langkah ini (berarti siap rugi – ratusan ribu bahkan jutaan rupiah).
Sedikit bocoran; langkah ini telah kami ujicoba dan praktekkan. Bahkan selama 11 tahun belakangan. Dan hasilnya terbukti sukses.
Nah…rencana-nya hari ini kami ingin memberitahu anda ke-7 langkah tersebut.
Tertarik ?
Tapi dengan satu syarat…
Anda berjanji akan membaca posting ini hingga selesai.
Karena kalau nggak paham – gimana mau prakteknya ?
Apakah sudah siap ?
Baik…
Mari kita mulai.
Pertama-tama izinkan kami menyampaikan sedikit latar belakang :
Kenapa harus scan dokumen ukuran besar ?
Satu-satunya cara untuk merubah dokumen fisik menjadi dokumen digital hanya dengan melakukan scan. Nggak ada cara lain.
Dan Anda boleh percaya, jika mesin scan A0, scan A1, scan A2 ini jarang yang punya.
Jadi, hal itu juga menjadi penyebab kenapa selama ini – kebanyakan orang belum men-scan berkas-nya (khususnya dokumen ukuran besar).
Untuk detailnya biarkan photo ini memberikan sedikit gambaran.
Bukan…
Ini bukan sampah – walau sebenarnya terlihat sama (seperti sampah).
Tapi tunggu dulu…
Masih ingat tentang kertas “uzur” yang kami bilang tadi ?.
Nah…yang kami maksud tuh ini.
Anda tentu bisa melihat dengan jelas ; beberapa kertas menguning, keriput, lecek dan robek.
Sekarang kami beritahu, itu adalah berkas milik kementerian besar di Jakarta lho.
Tapi itu belum seberapa – dibanding gambar berikut ini.
Lihat tumpukannya…
Baca juga : 3 cara memilih tempat cetak poster dan memilih tempat cetak spanduk dengan benar
Ini setinggi paha orang dewasa.
Bisa bayangkan untuk mindahin-nya aja – bisa merusak kertasnya. (Apalagi ngerjain-nya).
Jadi sepanjang memindahkan, membongkar jilid, memisahkan, pemindaian, hingga penjilidan ulang (harus extra hati-hati dan sesuai prosedur).
Karena kalau asal-asalan – pasti rusak.
Jadi paham ya… kenapa pengerjaan scan ukuran besar nggak bisa ngasal ?.
Nah jika sudah…
Untuk berikutnya mari sama-sama kita lihat bagaimana prosedur pengerjaan…
Scan dokumen ukuran besar plus 7 langkah pengerjaan-nya dengan benar.
Langkah # Pertama, seleksi.
Seleksi ini dilakukan menyeluruh.
Mulai dari pengelompokan berkas yang layak dan kurang layak.
Misahin-nya per-kelompok dan wajib di-beri tanda. (supaya urutannya nggak ngaco).
Jika urutannya ngaco – bisa keringat dingin lho.
Kenapa ?
Karena berkas ini rata-rata nggak ada nomor halaman. Bahkan nggak jarang gambarnya mirip-mirip. (jadi di-sepanjang langkah pertama cukup membingungkan).
Apalagi …
Langkah # Kedua, restorasi.
Kabar baiknya, beberapa kerusakan kecil tadi bisa dibenerin. Namun dengan catatan (tergantung kerusakan juga).
Khusus untuk robek kecil, masih bisa diakalin dengan lem.
Tapi di-lem seperlunya, karena kalau kebanyakan malah nempel ke dokumen lain. (Dan itu artinya masalah baru lagi).
Fungsi lem untuk memuluskan proses pemindaian, supaya kertasnya nggak nyangkut.
Soalnya kalau nyangkut kertasnya pasti keriput (bahkan tak jarang ada yang robek).
Berikutnya…
Langkah # Ketiga, pembongkaran jilid.
Ini khusus dokumen buku.
Pernah bertanya-tanya ;
“Saat mau scan ukuran besar, tapi buku-nya nggak mau di bongkar”
Jawabannya ; Nggak bisa.
Dokumen berbentuk buku harus dibongkar.
Apa sebab ?, karena kertasnya masuk satu-satu
Selanjutnya…
Langkah # Keempat, pemindaian (scanning).
Bayangkan… kedua tangan anda terbuka lebar (saat membaca koran).
Nah, kurang lebih cara megangin kertas (saat masuk mesin scan) sama.
Pada tahap ini (operator) nggak boleh lengah – sampai berkas tadi benar-benar selesai di scan.
Mengapa ?
Karena bisa saja kertasnya menggulung, dan akhirnya robek.
Dan jangan lupa – perhatikan juga urutan saat naruh dokumennya nanti.
Nah…sampai disini, berkas anda telah selesai di scan. Dan tentu saja (file-nya) bisa digunakan..
Tapi bukan berarti semua prosesnya selesai.
Jadi…
Teruskan membaca.
Langkah # Kelima. Jilid ulang.
Di langkah ini kita mengembalikan kondisi berkas ke kondisi awal (jilid ulang).
FYI : langkah ini butuh keahlian khusus. Soalnya kita akan menyusun dan merapihkan berkas tadi.
Ingat… koran itu ukurannya A2. (sedangkan A1 2-kali lipatnya, dan A0 4 kali kertas A2)
Jadi, bayangkan anda membuka tangan lebih lebar lagi untuk megangin kertasnya.
Langkah # 6. Quality control.
Di langkah ini kita akan fokus ke hasil scan (file-nya).
Jadi sebelum di copy ke flasdisk atau hardisk eksternal.
Pastikan lagi semua hasil scan dicek satu persatu.
Seperti : ketajaman gambar, hasilya tidak kepotong, kotor atau nge-blur.
Dan bila sudah, kita masuk ke…
Langkah # Ketujuh. Penamaan dokumen
Langkah ini “optional” ya, jadi sesuai kebutuhan aja.
Soalnya beberapa tempat scan dokumen memberikan biaya tambahan untuk jasa ini.
Jadi kalau memang nggak perlu ya jangan digunakan.
Gimana ? jelas ya ?
Jadi kesimpulan-nya
Setelah membaca posting ini, anda jadi paham langkah-langkah pengerjan scan dokumen (khususnya ukuran besar).
Walaupun anda tahu – teori tidak semudah prakteknya.
Tapi setidaknya, ini memudahkan anda – ketika memilih tempat scan dokumen (tentunya dengan tepat).
Ingat telaten aja nggak cukup – yang terlatih aja masih bisa salah. (Apalagi tidak sama sekali).
Berikutnya …
Penutup
Mulai sekarang kami ingin anda meluangkan sedikit waktu – untuk survey ke beberapa tempat scan dulu.
Tapi satu ingat satu hal…
Scan murah memang menggiurkan – namun jangan dijadikan patokan.
Walau sebenarnya kami tau (faktor harga cukup berpengaruh).
Benar…
Semua keputusan di tangan anda.
Tapi coba renungkan lagi…
Apakah nilainya setimpal jika berkas “penting” anda rusak ?
Jadi kami sarankan, pilihlah Jasa Scan Dokumen yang memiliki prosedur jelas.
